Στέλνετε μια προσφορά σε έναν νέο πελάτη. Στην υπογραφή υπάρχει το όνομα της επιχείρησής σας, αλλά η διεύθυνση γράφει ακόμη @gmail.com. Θα θέλατε να είναι info@yourcompany.gr — χωρίς να αποχωριστείτε το Gmail που ήδη γνωρίζετε. Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς αποκτάτε επαγγελματικό email με Gmail στο δικό σας domain.
Αυτό ακριβώς σας επιτρέπει το Google Workspace: επαγγελματικό email με το δικό σας domain, μέσα στο Gmail. Και για να ξεκινήσετε, δεν χρειάζεται να αλλάξετε όλη την καθημερινότητά σας.
Ας δούμε τι χρειάζεστε, τι πληρώνετε και πώς περνάτε στο νέο email κρατώντας την αλληλογραφία που σας ενδιαφέρει.
Το Gmail που ξέρετε.
Με την ταυτότητα της επιχείρησής σας.
Επαγγελματικό email με Gmail στο δικό σας domain
Το domain είναι το όνομά σας στο διαδίκτυο, όπως yourcompany.gr. Χρησιμοποιώντας το στο email, οι πελάτες βλέπουν την ίδια ταυτότητα στην ιστοσελίδα, στις προσφορές και στα μηνύματά σας.
Με το Google Workspace αποκτάτε επίσης εργαλεία όπως Drive, Calendar και Meet, μαζί με κεντρική διαχείριση χρηστών. Οι δυνατότητες διαφέρουν ανά πρόγραμμα Workspace.
Αν δουλεύετε μόνοι σας, ίσως χρειάζεστε έναν λογαριασμό. Αν έχετε ομάδα, ο καθένας μπορεί να έχει τη δική του διεύθυνση και πρόσβαση. Το ζητούμενο είναι να οργανωθεί το email γύρω από τον τρόπο που εργάζεστε.
Τρία πράγματα πριν ξεκινήσετε
@
Το domain σας
Το όνομα της επιχείρησής σας στο διαδίκτυο. Αν έχετε ιστοσελίδα, συνήθως μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο.
⚙
Πρόσβαση στις ρυθμίσεις
Βρείτε ποιος διαχειρίζεται το domain και τις εγγραφές DNS. Από εκεί θα γίνει η σύνδεση με την Google.
☷
Οι ανάγκες της ομάδας
Πόσοι χρειάζονται email; Ποιες διευθύνσεις υπάρχουν; Ποια παλιά μηνύματα θέλετε να κρατήσετε;
Η τεχνική σύνδεση γίνεται με επαλήθευση του domain και εγγραφές MX. Με απλά λόγια, αυτές λένε στο διαδίκτυο πού να παραδίδει τα email σας.
Πόσο κοστίζει το επαγγελματικό email με Gmail;
Για να έχετε καθαρή εικόνα, χωρίστε το κόστος σε τρία μέρη:
Οι τιμές της συνδρομής εξαρτώνται από το πρόγραμμα και τη δέσμευση που επιλέγετε. Δείτε την τρέχουσα τιμολόγηση της Google και ζητήστε ξεχωριστά το κόστος εγκατάστασης.
Τι πληρώνετε
Η συνδρομή: το πρόγραμμα Google Workspace και οι χρήστες που χρειάζονται δικό τους λογαριασμό.
Το domain: η κατοχύρωση ή η ανανέωσή του, εφόσον δεν το διαθέτετε ήδη.
Η εγκατάσταση: η παραμετροποίηση και η μεταφορά δεδομένων, αν τις αναλάβει συνεργάτης.
Περισσότερες διευθύνσεις δεν σημαίνουν πάντα περισσότερες συνδρομές.
Ένα inbox, διαφορετικές διευθύνσεις
Αν τα διαχειρίζεται το ίδιο άτομο, μπορούν να λειτουργούν ως aliases: διαφορετικές διευθύνσεις που καταλήγουν στο ίδιο inbox. Έτσι, η Μαρία μπορεί να λαμβάνει στο εταιρικό της email και τα μηνύματα προς info@.
Η Google επιτρέπει έως 30 aliases ανά χρήστη χωρίς πρόσθετη χρέωση. Δεν είναι όμως ανεξάρτητα inbox. Αν πολλά άτομα εξυπηρετούν την ίδια διεύθυνση, χρειάζεται διαφορετική οργάνωση.
ΕΝΑ ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ
info@ + sales@
Τα διαχειρίζεται η Μαρία; Μπορούν να καταλήγουν στον ίδιο λογαριασμό, χωρίς να δημιουργηθούν δύο ανεξάρτητα inbox.
Αν απαντούν πολλά άτομα, σχεδιάζουμε διαφορετικά την πρόσβαση.
Ένα άτομο, πολλές διευθύνσεις
Το info@ και το sales@ μπορούν να είναι aliases ενός λογαριασμού. Τα μηνύματα καταλήγουν στο ίδιο inbox και τα διαχειρίζεται το ίδιο άτομο.
Διαφορετικά άτομα, ξεχωριστοί λογαριασμοί
Κάθε μέλος της ομάδας χρειάζεται τη δική του πρόσβαση. Τα aliases δεν είναι ξεχωριστοί λογαριασμοί· για κοινή διεύθυνση πολλών ατόμων εξετάζουμε χωριστά τη σωστή οργάνωση.
Η σύνδεση του domain δεν μεταφέρει αυτόματα τα παλιά email.
Τα παλιά email έρχονται μαζί σας
Οι προσφορές, οι συμφωνίες και οι συζητήσεις με πελάτες είναι μέρος της δουλειάς σας. Η μεταφορά της παλιάς αλληλογραφίας είναι εφικτή σε πολλές περιπτώσεις, ανάλογα με την υπηρεσία που χρησιμοποιείτε.
Πριν γίνει η αλλαγή, ελέγχουμε πού βρίσκονται τα μηνύματα: στον server ή μόνο σε κάποιον υπολογιστή; Μαζί καταγράφουμε επαφές, ημερολόγια και προωθήσεις που θέλετε να διατηρήσετε.
Η μεταφορά οργανώνεται ξεχωριστά. Κρατάμε την προηγούμενη υπηρεσία ενεργή μέχρι να ολοκληρωθούν οι απαραίτητοι έλεγχοι.
Το site σας στέλνει κι αυτό email
Ίσως δεν το σκέφτεστε καθημερινά, αλλά και η ιστοσελίδα σας στέλνει email. Η φόρμα επικοινωνίας, οι παραγγελίες του eshop ή ένα πρόγραμμα τιμολόγησης μπορεί να χρησιμοποιούν το ίδιο domain.
↗
Φόρμες επικοινωνίας
Ελέγχουμε ότι τα μηνύματα της φόρμας φτάνουν στο σωστό inbox.
✓
Παραγγελίες eshop
Ελέγχουμε τις ειδοποιήσεις παραγγελιών και τα μηνύματα προς πελάτες.
⇄
Άλλες εφαρμογές
Καταγράφουμε τιμολόγηση, newsletters και άλλους νόμιμους αποστολείς.
Γι’ αυτό η εγκατάσταση περιλαμβάνει έλεγχο των αποστολέων και των ρυθμίσεων αυθεντικοποίησης, όπως SPF, DKIM και DMARC. Βοηθούν στην αναγνώριση των νόμιμων μηνυμάτων, χωρίς να εγγυώνται ότι κάθε email θα φτάνει στα εισερχόμενα.
Αν σχεδιάζετε τώρα την ιστοσελίδα σας, αξίζει να οργανώσετε μαζί και το εταιρικό email. Για newsletters, υπάρχει η ξεχωριστή υπηρεσία Email Marketing.
Να το οργανώσουμε μαζί;
Πείτε μας πόσοι άνθρωποι χρειάζονται email, ποιο domain χρησιμοποιείτε και αν υπάρχει παλιά αλληλογραφία. Από εκεί ξεκινάμε για να επιλέξουμε πρόγραμμα και να σχεδιάσουμε τη μετάβαση.
Στη Devify αναλαμβάνουμε την εγκατάσταση Google Workspace, τη δημιουργία χρηστών και τη μεταφορά δεδομένων, μαζί με εκπαίδευση και υποστήριξη.
Ας μιλήσουμε για το email σας
